home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Bible Heaven / Bible Heaven.iso / business / clibrary / library.doc < prev    next >
Text File  |  1993-03-17  |  14KB  |  309 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.                   C H U R C H   L I B R A R Y   P R O G R A M
  31.                                  VERSION 1.2
  32.                      PROGRAM DESCRIPTION/OPERATIONS MANUAL
  33.                                FEBRUARY,  1992
  34.  
  35.  
  36.                              Church Library Program
  37.  
  38.                       Copyright 1989, Lloyd C. Bowen, Jr.
  39.                               All Rights Reserved
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.                                TABLE OF CONTENTS
  48.  
  49.              Introduction........................................1 
  50.              Files Included in the Program Archive...............1 
  51.              Summary of File Usage...............................1 
  52.              System Requirements.................................1 
  53.              Set-up and Operations...............................2 
  54.              Summary of File Contents............................3 
  55.                 File #1 - BOOK.DBF...............................3 
  56.                 File #2 - RECORD.DBF.............................3 
  57.                 File #3 - MOVIE.DBF..............................3 
  58.              System Overview ....................................4 
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.                                 Shareware Concept
  67.  
  68.     Shareware  is Copyrighted Commercial Software!   You are allowed to  try 
  69.     before  you  buy,  and freely give copies to your friends to try  before 
  70.     they  buy.    Only  distributors authorized by the author may  make  any 
  71.     charge  for copies of Shareware programs.   Anyone who finds the program 
  72.     useful is required to send payment for use of the program to the  author 
  73.     or his listed agent.  
  74.  
  75.     The  registration  fee  for the use of the  Church  Library  Program  is 
  76.     $30.00. Please send registration fee to: 
  77.  
  78.                            Lloyd C. Bowen Jr.
  79.                            2213 Peach Tree St.
  80.                            Amarillo, Texas 79109-1922
  81.                            U.S.A.
  82.  
  83.     Please reference "Church Library Program Version 1.2" in your letter.
  84.  
  85.  
  86.                              Church Library Program                 Page 1
  87.  
  88.                                   INTRODUCTION
  89.  
  90.     This program was originally written for a local church,  and they  still 
  91.     use it.  I've had so many requests for copies that I decided to clean it 
  92.     up a bit, compile it, and put it on the market.  The index (.NDX)  files 
  93.     and the data base (.DBF) files used are fully compatible with Dbase III, 
  94.     III+   and  IV and can be used with these programs.   Don't  modify  the 
  95.     structure of the data bases though or they  won't work.   You can change 
  96.     the indices as long as you don't change the file name.  The following is 
  97.     a list of the files in the self extracting archive (CLIBRARY.EXE): 
  98.  
  99.                            Name               Length  
  100.                           =================  ========
  101.                           BKTITLE.NDX           29184
  102.                           BOOK.DBF              49418
  103.                           LIBRARY.EXE          234224
  104.                           LIBRARY.DOC           12491
  105.                           MOVIE.DBF             10618
  106.                           RECORD.DBF             4914
  107.                           RECTITLE.NDX           2048
  108.                           TYPES.NDX              4608
  109.                                        ====  ========
  110.                                Total      7    335014
  111.  
  112.     The following is a list of the same files showing their use:
  113.  
  114.      File Name    USE
  115.      ============ ========================================================
  116.      BOOK.DBF     DUMMY DATA BASE FILE (149 RECORDS)
  117.      RECORD.DBF   DUMMY DATA BASE FILE (12 RECORDS)
  118.      MOVIE.DBF    DUMMY DATA BASE FILE (50 RECORDS)
  119.      RECTITLE.NDX INDEX FOR RECORD.DBF (INDEX ON TITLE1 TO RECTITLE)
  120.      BKTITLE.NDX  INDEX FOR BOOK.DBF (INDEX ON TITLE1+TITLE2 TO BKTITLE)
  121.      TYPES.NDX    INDEX FOR MOVIE.DBF (INDEX ON TYPE+TITLE TO TYPES)
  122.      LIBRARY.EXE  FULLY EXECUTABLE PROGRAM (NEEDS ONLY .DBF & .NDX FILES)
  123.      LIBRARY.DOC  THIS MANUAL
  124.  
  125.                                SYSTEM REQUIREMENTS
  126.  
  127.     This  program  requires an IBM close compatible with a minimum  of  384K 
  128.     RAM.    The sample data bases have a total of 211  records and the  file 
  129.     size for the data bases and indices is already 100790  bytes so you  can 
  130.     see  that a hard disk will be required for any sizeable  library.    For 
  131.     large  libraries I recommend an 80386  machine with a fast  hard  drive.  
  132.     The   CONFIG.SYS  file  should  contain  the  commands;   FILES=20   and 
  133.     BUFFERS=20, or higher. 
  134.  
  135.  
  136.                         ALWAYS BACK UP YOUR DATA FILES!!!
  137.  
  138.     
  139.                              Church Library Program                 Page 2
  140.                               SET-UP AND OPERATIONS
  141.  
  142.     The use of this program is mostly self explanatory,  but there are a few 
  143.     things to learn.  First extract all .EXE, .DBF,  and .NDX files from the 
  144.     self  extracting archive.   The .DBF and .NDX files must be on the  same 
  145.     disk and in the same directory.   The executable file (LIBRARY.EXE)  may 
  146.     be anywhere as long as it is in the DOS PATH.  ( Go to the drive or path 
  147.     where  the data files are,  at the prompt type LIBRARY,  press enter and 
  148.     there you are.  )  To extract the files place the disk with CLIBRARY.EXE 
  149.     in  an appropriate drive (A:),  change the default to the area where you 
  150.     want the files, type A:CLIBRARY and Press Enter. 
  151.  
  152.     Save the original archive file (CLIBRARY.EXE)  for possible future  use.  
  153.     If you lose your DBF and NDX files you have to start over. 
  154.  
  155.     The first step is to go to one data base at a time (A = Record, B = Book 
  156.     and C = Movie), and edit at least 2 records to show your own data.  Then 
  157.     delete  the  remaining  dummy records and pack  to  remove  the  deleted 
  158.     records.  I recommend starting by editing record 1 & 2 in each data base 
  159.     to read as you wish your first two records to read, marking the rest for 
  160.     deletion, then quit to the main menu and pack each data base. 
  161.  
  162.     To  add  records go to that data base (A = Record,  B  =  Book and  C  = 
  163.     Movie),  press A to append.  This gives you a chance to copy the current 
  164.     record or append blank.   Should you want to copy a record,  go to  that 
  165.     record prior to pressing A for append.   You must then edit that  record 
  166.     and press Enter or PgDn when done.  If you do not edit it won't copy. 
  167.  
  168.     The number (movie,  record,  or book)  can be numeric,  alphabetic or  a 
  169.     mixture.    The  Starring,   Side 1,  Side 2 or Subject  fields  can  be 
  170.     completely  filled provided words are not split and the  search  program 
  171.     will still find the name entered.   Subjects (or Song Titles)  should be 
  172.     separated by semicolons (;)  spaces are optional and subjects may  carry 
  173.     over  from line to line provided they do not exceed 35  characters.    A 
  174.     subject card will be printed for each 35  characters or for each subject 
  175.     separated  by  a semicolon.  The entry  t.  anywhere  will  end  subject 
  176.     printing and placing it at the start will suppress subject printing. 
  177.  
  178.     The card print outs are set for 3 x 4 7/8 inch cards centered on a 6 7/8 
  179.     inch  wide  tractor feed form made for library dewey  decimal  cards  by 
  180.     Gaylord.   You may have to move your tractor feed 1/2  inch or so to the 
  181.     right to print on standard 3 x 5 inch rolodex cards.  The formats follow 
  182.     Anderson  except  for  the movie cards where  Anderson  doesn't  include 
  183.     some  of the most wanted data.   To have proper cards for  film  strips, 
  184.     slide shows, etc.  enter them in the Record data base. 
  185.  
  186.      NOTE:  If  you wish,  the answer to  "Do You Want Color (Y/N)"   can be 
  187.             entered as a parameter: LIBRARY Y or LIBRARY/Y - /is optional, Y 
  188.             & C will give you color, "A" will ask, as will no parameter, and 
  189.             any other will give you monochrome. 
  190.  
  191.  
  192.                              Church Library Program                 Page 3
  193.  
  194.                                  File Structure
  195.  
  196.     The following shows the structure of the Book data base (BOOK.DBF):
  197.         Field  Field Name  Type       Width    Dec    Index
  198.             1  ACCESSION   Numeric        6               N
  199.             2  TYPE        Character     10               N
  200.             3  DEWEYNUM    Character      9               N
  201.             4  DEWEYNAME   Character      3               N
  202.             5  AUTHORLAST  Character     20               N
  203.             6  AUTHOR1ST   Character     20               N
  204.             7  TITLE1      Character     35               Y
  205.             8  TITLE2      Character     35               Y
  206.             9  PUBLISHER   Character     30               N
  207.            10  YEAR        Character      5               N
  208.            11  SUBJECT1    Character     35               N
  209.            12  SUBJECT2    Character     35               N
  210.            13  SUBJECT3    Character     35               N
  211.            14  SUBJECT4    Character     35               N
  212.            15  SOURCE      Character      8               N
  213.            16  COST        Character      6               N
  214.         ** Total **                     328
  215.  
  216.     The following shows the structure of the Record data base (RECORD.DBF):
  217.         Field  Field Name  Type       Width    Dec    Index
  218.             1  TYPE        Character     10               N
  219.             2  RECORDNUM   Character      9               N
  220.             3  ARTIST      Character     20               N
  221.             4  ARRANGER    Character     20               N
  222.             5  TITLE1      Character     35               Y
  223.             6  SUBJECT1    Character     35               N
  224.             7  SUBJECT2    Character     35               N
  225.             8  SUBJECT3    Character     35               N
  226.             9  SUBJECT4    Character     35               N
  227.            10  SUBJECT5    Character     35               N
  228.            11  SUBJECT6    Character     35               N
  229.            12  YEAR        Character      5               N
  230.            13  SOURCE      Character      8               N
  231.            14  COST        Character      6               N
  232.            15  DESC        Character     35               N
  233.            16  AGEGROUP    Character      5               N
  234.         ** Total **                     364
  235.  
  236.     The following shows the structure of the Movie data base (MOVIE.DBF):
  237.         Field  Field Name  Type       Width    Dec    Index
  238.             1  TITLE       Character     35               Y
  239.             2  MOVIENUM    Character      9               N
  240.             3  POSITION    Character      4               N
  241.             4  STAR1       Character     26               N
  242.             5  STAR2       Character     26               N
  243.             6  STAR3       Character     26               N
  244.             7  STAR4       Character     26               N
  245.             8  RATING      Character      5               N
  246.             9  COLOR       Logical        1               N
  247.            10  MINUTES     Character      3               N
  248.            11  TYPE        Character      7               Y
  249.            12  SUBJECT     Character     35               N
  250.         ** Total **                     204
  251.  
  252.  
  253.  
  254.                              Church Library Program                 Page 4
  255.  
  256.                                  SYSTEM OVERVIEW
  257.  
  258.     This program was written and compiled in "Clipper,  Summer 87" and could 
  259.     be modified for network use.   This program has 4 major modules, a  main 
  260.     menu  portion which is comprised of the main menu,  the print procedures 
  261.     and the global procedures and functions,  a  book portion which uses the 
  262.     book data base and the bktitle index,  a  record portion which uses  the 
  263.     record  data base and the rectitle index and a movie portion which  uses 
  264.     the movie data base and the types index.  
  265.  
  266.     The card outputs for the book and record files were taken from:
  267.  
  268.                         How to Classify and Catalog Media
  269.                            Technical Processes Guide 2
  270.                                    Compiled by
  271.                                 Jacqulyn Anderson
  272.                                  Broadman Press
  273.                               Nashville, Tennessee
  274.  
  275.     The original card stock used was:
  276.                                Catalog Number 1800
  277.                                Continous Pin-Feed Catalog Cards
  278.     Available from:
  279.                                Gaylord
  280.                                Box 4901
  281.                                Syracuse, New York
  282.                                13221-4901
  283.                                    or
  284.                                Box 60659
  285.                                Los Angeles, California
  286.                                90060-0659
  287.                                (800)448-6160
  288.  
  289.                               Shareware Concept
  290.  
  291.     Shareware  is Copyrighted Commercial Software!   You are allowed to  try 
  292.     before  you  buy,  and freely give copies to your friends to try  before 
  293.     they buy. Only distributors authorized by the author may make any charge 
  294.     for copies of Shareware programs.   Anyone who finds the program  useful 
  295.     is  required to send payment for use of the program to the author or his 
  296.     listed agent.  
  297.  
  298.     The registration fee for the use of the Church Library Program is $30.00 
  299.     Please send registration fee to: 
  300.  
  301.                        Lloyd C. Bowen, Jr.
  302.                        2213 Peach Tree St.
  303.                        Amarillo, Texas  79109-1922
  304.  
  305.     Please reference "Church Library Program Version 1.2" in your letter.
  306.  
  307.                    REMEMBER ALWAYS BACK UP YOUR DATA FILES!!!
  308. 
  309.